Comment réussir son retour sur l’investissement en formation : dix conseils pratiques

Tant dans le domaine de la formation que dans celui des ressources humaines, on cherche de plus en plus des façons de devenir des partenaires d’affaires de l’entreprise et de contribuer pleinement à ses objectifs organisationnels. Dans ce contexte, la réalisation d’enquêtes pour déterminer le retour sur l’investissement (RSI) devient un très bon moyen d’atteindre ces objectifs, et ainsi, de se positionner comme un acteur incontournable dans le déploiement des stratégies d’affaires de notre entreprise.

Le présent article vous permettra de prendre votre revanche sur les quelques irréductibles de l’entreprise qui perçoivent encore les ressources humaines comme l’équipe sympathique qui a pour seule valeur ajoutée la prise en charge du « party de Noël », ou qui la considèrent comme un mal nécessaire dont la seule fonction est de fournir la main-d’oeuvre et d’en maintenir les coûts le plus bas possible.

Dans cet article, nous tenterons de vous fournir quelques conseils pratiques pour que vous réussissiez votre retour sur l’investissement en formation. Bien que certaines stratégies aient été inspirées par des articles et des méthodologies traitant de ce sujet, les techniques les plus pertinentes ont été développées à partir d’enquêtes d’étalonnage concurrentiel (benchmarking) et de projets de retour sur l’investissement. Voici donc ces dix conseils.

I – GARDEZ ÇA SIMPLE !

Tout d’abord, tenez-vous loin des approches trop statistiques : bien que certaines méthodologies semblent séduisantes, l’énergie que vous allez déployer pour essayer de comprendre et d’appliquer les formules statistiques en vue d’élaborer votre modèle de régressions multiples augmente considérablement les probabilités d’échec. Il vaut mieux vous en tenir à une approche plus comptable et traditionnelle en établissant des ratios coûts-bénéfices. Par exemple, évitez les méthodes présentées dans le livre de l’OCDE qui permettent de déterminer les statistiques et de calculer les investissements en formation ; malgré l’intérêt que présente ce type d’ouvrage du point de vue théorique, il s’adresse plutôt au chercheur.

II – ADOPTEZ UNE DÉMARCHE STRUCTURÉE ET PASSEZ VITE À L’ACTION

Optez pour une démarche structurée, planifiez bien votre projet et passez rapidement à l’action. N’oubliez pas qu’un des facteurs de réussite consiste à ne pas laisser le temps jouer contre vous, car plus vous attendez, plus les choses changent. Or, ces changements peuvent modifier les contextes et rendre vos données périmées, voire inutilisables. Prenons par exemple un changement technologique qui influe sur le taux de productivité, ou encore, le départ d’employés ayant bénéficié de la formation ; ce sont là des facteurs qui viennent brouiller les cartes et rendre l’analyse des bénéfices de la formation plus compliquée. En effet, dans de tels contextes, il devient plus difficile d’isoler l’impact de ces changements de celui de la formation.

Voici en bref la démarche à adopter :

a) Comptabilisez vos dépenses

Définissez l’étendue du projet et la période évaluée afin de sélectionner les dépenses dont vous tiendrez compte. Certaines d’entre elles peuvent être comptabilisées à plusieurs reprises (frais de diffusion) et d’autres une seule fois (frais de conception).

Veillez à ne pas oublier de comptabiliser l’ensemble des dépenses (conception, diffusion), mais aussi toutes les autres dépenses afférentes (repas, salaires des participants et des formateurs, photocopies, etc.).

b) Comptabilisez les bénéfices

Faites la liste des bénéfices : gains de productivité, diminution des bris, erreurs évitées, diminution du taux de roulement et autres gains pour en chiffrer financièrement les bénéfices.

c) Calculez le retour sur l’investissement

Appliquez ensuite la formule suivante pour calculer le RSI en pourcentage :

III – UNE ESTIMATION VAUT MIEUX QU’AUCUNE DONNÉE !

Estimez vos indicateurs, car certaines données ne pourront être obtenues de manière parfaite ; tentez plutôt de faire des estimations pour obtenir ces données. Par exemple, demandez s’il y a eu une augmentation d’unités produites ou de services offerts après la formation. Pour l’environnement manufacturier, demandez si le nombre d’unités produites a augmenté, si le nombre de rebuts ou de réparations est moindre, si le temps d’arrêt des machines a diminué. Si la réponse est affirmative, tenez compte de ces estimations dans vos calculs. Pour l’industrie des services, la démarche demeure similaire : demandez s’il y a eu une augmentation des dossiers traités ou des services rendus, s’il y a moins de plaintes des clients, etc.

D’autre part, demandez aux superviseurs ou aux collègues de travail des participants si, après la formation, le temps passé à répondre aux questions de ceux-ci ou à leur offrir du soutien a diminué. Si la réponse est affirmative, demandez-leur d’estimer le temps gagné par semaine grâce à la formation.

IV – LE TEMPS, C’EST DE L’ARGENT

Souvent, la conversion du temps en argent est la méthode la plus facile et la plus efficace pour comptabiliser les bénéfices. Par exemple, calculez le temps économisé en passant moins de temps à répondre aux questions, ou déterminez la différence entre le temps passé par les formateurs, les superviseurs et les collègues de travail à offrir du soutien aux participants avant et après la formation. Ensuite, transformez le temps économisé en unités produites. Ainsi, en supposant que l’on détermine gagner 40 minutes par jour, on peut convertir ces minutes en nombre d’unités produites pendant ce temps. Ces unités pourraient être, pour une entreprise industrielle, des produits manufacturés, ou s’il s’agit d’une compagnie d’assurances, le nombre de polices vendues pendant le temps économisé. La prochaine étape consiste à convertir ces unités en bénéfices pécuniaires.

V – ÉTABLISSEZ LA MOYENNE DES ESTIMATIONS D’EXPERTS

Afin que vos estimations soient crédibles, faites-les faire par deux ou trois personnes crédibles et effectuez ensuite une moyenne. Lorsque vous présenterez vos résultats, bien que ce ne soit que des estimations, ils seront bien accueillis par les différents intervenants.

VI – ÉVALUEZ LE COÛT DE LA NON-FORMATION

N’oubliez pas que vous devez tenir compte des coûts de non-formation. Ainsi, dans le cas où un employé utiliserait une machine sans être formé, il faut vous demander quels seraient les bris possibles et quelles seraient les probabilités qu’ils se produisent. Dans le cas d’une compagnie d’assurances, il s’agirait d’évaluer les coûts pour la compagnie si un employé non formé commettait une erreur qui lui serait préjudiciable dans l’établissement d’une police d’assurance.

VII – ÉVALUEZ LE RISQUE

La notion de risque a également une importance capitale. Ainsi, quels sont les risques de ne pas offrir de formation ? Par exemple, quelles sont les conséquences potentielles de ne pas former les gestionnaires quant à l’application des normes du travail (mauvais calcul des heures supplémentaires, mauvaise gestion de l’absentéisme, etc.) ? Calculez également le risque de plaintes au tribunal et les frais juridiques qui en découlent. Quant aux employés, quels sont les risques de blessures et les coûts qui pourraient en découler (CSST, remplacement, etc.) si on ne leur offre pas de formation sur les questions de santé et de sécurité au travail ?

En milieu manufacturier, l’exercice est beaucoup plus simple. Par exemple, si une pièce de machinerie coûte 5 000 $ et qu’un employé sans formation a 30 % de risque de la briser, on pourra évaluer le retour sur l’investissement à 30 % des 5 000 $ par employé formé.

VIII – PRENEZ EN COMPTE LA COURBE D’APPRENTISSAGE

On ne peut pas calculer des retours sur l’investissement à l’infini. Posez-vous la question suivante : après combien de temps l’employé aurait-il pu acquérir ces mêmes compétences par l’expérience ? Ainsi, prenons le cas d’un système informatique : si l’on développe une formation pour utiliser le module RH d’un progiciel, après combien de temps l’employé non formé aurait-il de lui-même développé des compétences équivalant à celles de l’employé formé ? Si l’on convient que cela prend six mois, il faudra cesser la projection de gain après ce délai.

IX – BÉNÉFICES INDIRECTS

Lorsque vous avez calculé votre retour sur l’investissement, ajoutez une section pour les bénéfices indirects de votre formation. Ces bénéfices indirects peuvent inclure l’appui à la stratégie d’affaires de l’entreprise, l’amélioration du taux de rétention des employés, l’augmentation de la qualité du service, la réponse à une demande du sondage des employés, etc. Ces avantages sont très importants et justifient souvent à eux seuls l’implantation d’un programme de formation.

X – AUGMENTEZ VOTRE CRÉDIBILITÉ

Pour vos premiers projets, choisissez ceux qui sont faciles à évaluer et qui semblent dotés d’une grande valeur afin de présenter un rendement positif. Par ailleurs, bien que la démarche puisse être très rigoureuse, elle n’est pas moins soumise aux critiques des autres services. Ainsi, pour vous assurer de l’appui organisationnel, intégrez des intervenants crédibles de différents secteurs, notamment pour faire les estimations.

Cependant, il faut éviter de présenter des statistiques outrageusement favorables. Il faut toujours tenter d’isoler le rendement de la formation de celui des autres contributeurs d’efficacité. À titre d’illustration, mentionnons qu’il nous est arrivé, dans un projet d’évaluation de retour sur l’investissement, d’être confronté à la conclusion qu’un dollar investi en formation rapportait 729 $. Nous avons jugé que ce montant était énorme et avons donc décidé de refaire l’analyse et d’isoler comme il se doit les bénéfices de la formation de ceux des autres contributeurs. Nous avons alors pu constater que les bénéfices de la formation comptaient pour un tiers des gains de productivité et que les deux autres tiers, qui ne pouvaient être attribués à la formation, découlaient des changements technologiques et des améliorations apportées par le groupe d’ingénierie durant le projet. L’heureuse conséquence est que les autres services de l’entreprise ne se sont pas sentis menacés, car on reconnaissait leur travail et leur apport dans le gain de productivité, et ils ont appuyé les conclusions de la démarche qui leur paraissaient très réalistes.

CONCLUSION

Afin de réussir votre RSI en formation, il vous faut adopter une approche plus comptable que statistique et faire participer différents experts de votre entreprise pour estimer les données et favoriser la crédibilité de la démarche. N’oubliez pas qu’il vaut mieux obtenir un résultat imparfait, mais crédible, qu’un résultat trop compliqué et qui ne sera jamais livré ! Une fois que l’on comprend la logique de la démarche, il n’est pas difficile de l’accomplir.

Si votre entreprise ne pose pas de questions à propos du retour sur l’investissement en formation, ce n’est pas une raison suffisante pour ne pas tenter l’exercice sur certains projets. Vous pourrez ainsi démontrer la pertinence des formations dans votre entreprise. N’oubliez pas de comptabiliser les différents types de bénéfices : la productivité, le temps gagné, la fidélisation des clients et la rétention des employés. Pensez également à tenir compte des coûts de la non-formation.

Michel Di-Lillo, Vice-président d’Actualisation, « Comment réussir son retour sur l’investissement en formation : dix conseils pratiques », dans Bulletin en ressources humaines, mars 2012, La référence Ressources humaines, Cowansville, Éditions Yvon Blais, EYB2012BRH1046.

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